Простой в табеле учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени: по какой форме необходимо оформлять документ?

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждены две формы табеля: № Т-12 и № Т-13. Данный документ необходим кадровой службе и бухгалтерии организации, он используется для следующих целей:

  • учет времени, отработанного сотрудниками;
  • контроль соблюдения персоналом графика рабочего времени;
  • начисление заработной платы персоналу.

Отметим, что не обязательно вести табель именно с использованием форм № Т-12 и Т-13. Организации имеют право самостоятельно разрабатывать бланк данного документа. Но вести учет фактически отработанных часов нужно в обязательном порядке (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

За оформление табеля несет ответственность уполномоченное руководством организации лицо (сотрудник отдела кадров или иной работник). Документ должен подписать руководитель подразделения и сотрудник кадровой службы, затем его передают в бухгалтерию организации.

При оформлении простоя работодатель должен издать приказ, в котором указывает, должны ли работники оставаться в этот период на своих рабочих местах, или же им разрешено во время простоя отсутствовать на работе. Соответственно, в табеле учета рабочего времени такие простои не следует считать как неявки.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

Что такое простой по независящим причинам

Разберемся, что понимают под простоем. В соответствии с ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ, простой – это временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера.

Однако в законодательстве не указаны конкретные причины введения простоя и его сроки. При этом основания, с учетом которых вводят простой, должны быть зафиксированы документально. Также временный простой может возникнуть и по не зависящим от работника и работодателя причинам.

Простой может быть краткосрочным или же длительным. Однако он не может быть постоянным или объявленным на неопределенный срок. В то же время, срок простоя может быть продлен.

Далее на основании уведомлений от работников и их руководства работодатель принимает решение об объявлении простоя и закрепляет его приказом.

Опции темы
  • Версия для печати
  • Подписаться на эту тему…
  • Временный перевод на другую работу по причине простоя оформляется приказом или распоряжением руководителя предприятия, в котором должны быть указаны работа, на которую переводится работник (должность, профессия, специальность, квалификация или конкретные трудовые обязанности), срок начала и окончания перевода на другую работу, конкретная причина перевода.

    8. Как правильно вести учет рабочего времени, если предприятие небольшое и режим работы — пятидневка?

    Единого подхода к ведению учета не существует, можно вести сплошной (регистрировать все факты), а можно только учет отклонений (временная нетрудоспособность, отсутствие по невыясненным причинам и т. д.). Основной критерий — это корректность фиксации фактически отработанного времени на бумажном носителе, так как этот документ является первичным для расчета оплаты труда.

    В повседневной работе первый вариант более удобен при суммированном учете трудовых периодов, второй вариант предпочтительнее, когда продолжительность рабочего времени неизменна, как в случае с пятидневкой.

    В любом случае фиксация рабочего времени ведется ежедневно, а предоставляется в бухгалтерию ежемесячно.

    Читайте также:  Незаконная продажа алкоголя: ответственность, наказание

    Ответственность за полноту и корректность заполнения табеля несет лицо, уполномоченное приказом.

    Нюансы заполнения формы Т-12 (простого бланка учета рабочего времени)

    Особенность формы Т-12 — в наличии раздела, в котором не только отражаются сведения по посещениям сотрудниками работы, но и раздела, отражающего цифры по зарплате, исчисляемой исходя из показателей рабочего времени. При этом фирма может не заполнять данный раздел и отражать цифры по зарплате в других документах. В этом случае в форме Т-12 оформляется только раздел 1.

    Какие коды по видам оплаты труда можно применить в форме Т-12, узнайте по ссылке.

    Бланк Т-12 заполняется в 1 экземпляре. Ежедневные отметки о посещении сотрудниками работы вносятся в графы 4–6 документа. Есть 2 способа фиксации данных сведений:

    • с учетом как явок, так и пропусков работы по тем или иным причинам, а также иных событий (например, простоев);
    • с учетом только отклонений от стандартного графика работы (пропусков работы, простоев).

    В обоих случаях в табель вносится 2 типа данных:

    • буквенный или цифровой код, отражающий, приходил ли сотрудник на работу и где он находился, если туда не приходил (например, был в отпуске, на больничном или в командировке);
    • количество часов, проведенных на работе.

    Однако если человек отсутствовал на работе весь день, то код, отражающий пропуск работы, фиксируется в табеле без указания часов.

    О буквенных шифрах для Т-12 расскажем здесь.

    Графы 1–17, 35–55 табеля Т-12 заполняются ответственным лицом в сроки, определяемые с учетом того, что зарплату работникам фирма, в соответствии со ст. 136 ТК РФ, должна выплачивать не реже 2 раз в месяц. Далее табель передается в бухгалтерию, которая заполняет графы 18–34, а затем направляется на утверждение:

    • ответственным лицом;
    • руководителем подразделения, где работают сотрудники, учет посещений которых ведется по табелю;
    • представителем кадровой службы.

    Однако если человек отсутствовал на работе весь день, то код, отражающий пропуск работы, фиксируется в табеле без указания часов.

    Табель учета рабочего времени – бланк и образец 2020 года

    Табель учета рабочего времени – это документ, отображающий состояние выполнения распорядка дня личным составом компании. На основании такого заполняемого бланка бухгалтерия начисляет зарплату своим сотрудникам.

    При ведении табеля ручным способом, рекомендуется использовать унифицированный шаблон Ф. Т-12. При контроле выполнения распорядка дня автоматическим способом, с использованием турникетов учет ведется на стандартном бланке Ф. Т-13.

    Файлы для скачивания:


    Файлы для скачивания:

    Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки

    Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

    • 3 дня — в связи с командировкой;
    • 10 дней был в отпуске.
    • 3 дня — в связи с командировкой;
    • 10 дней был в отпуске.

    Особые случаи

    Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).

    В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

    Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).

    Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря. При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений от 08.08.1966 № 13/П-21, утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21; Решение ВС РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341). Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

    Читайте также:  Как выкупить долю квартиры?

    Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

    Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам.

    Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря. При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений от 08.08.1966 № 13/П-21, утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21; Решение ВС РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341). Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

    Как правильно заполнять

    В табеле в форме списка указаны фамилии всех граждан, кто трудится на предприятии. В течение учетного времени в документе делаются отметки о том, как работники использовали периоды, предназначенные для выполнения трудовых функций. Отражать в акте нужно данные обо всех работниках, в том числе и о тех, кто трудится на временной основе.

    Чаще всего ведением табелей занимаются сотрудники финансового отдела. Если компания большая, то в ней предусматривается большое количество отделов и цехов, поэтому вводится специальная должность для внесения данных в табель.

    При заполнении нужно учесть:

    • вносить сведения можно вручную или при использовании компьютерной техники;
    • подготовкой отвечает только тот работник, который является ответственным за это;
    • открытие табеля происходит в начале месяца;
    • подавать акт требуется два раза за месяц, это происходит при начислении авансов и заработка;
    • для всех фамилий сотрудников предусматривается табельные номера, в дальнейшем этот код используется во всей внутренней документации, предназначенной для учета времени труда и оплаты;
    • допускается вычеркивание фамилий работников и внесение новых только при условии, что есть соответствующий акт, разработанный руководством;
    • в графах, что идут напротив фамилий потребуется указать часы, отработанные сотрудником.

    Кроме того, важно учесть, что перед тем, как будет выдана заработная плата, директор предприятия должен подписать документ. Лицо, которое отвечает за внесение сведений в документ, должно следить за тем, чтобы вся информация была верной.

    Если данные будут ложными, то сотрудник привлекается к установленной ответственности. Она отражена в КоАП РФ. По этой причине ответственное лицо серьезно подумает, если его попросят поставить отметку о работе, если гражданин в тот день не трудился.

    В разработанную форму данные вносятся каждый день, в том числе:

    • время, в течение которого трудился коллектив;
    • наличие прогулов и опозданий;
    • образование ситуаций форс-мажорного значения, что имеет связь с использованием рабочего времени;
    • время отдыха;
    • простой или забастовка;
    • утрата трудоспособности на ограниченный период;
    • сокращенные дни;
    • наличие сверхурочного труда;
    • другие данные.

    Когда в финансовый отдел поступает заполненный акт, происходит начисление заработка и выдача денег каждому сотруднику. Далее бухгалтера хранят табеля. Чаще всего хранение организуется в помещении бухгалтерии, но если пространство не позволяет, то допустимо передать акт в архив.

    До 2010 года срок хранения равнялся одному году. Затем внесены коррективы в законодательство по этому поводу. В настоящее время используется срок – 5 лет.

    • вносить сведения можно вручную или при использовании компьютерной техники;
    • подготовкой отвечает только тот работник, который является ответственным за это;
    • открытие табеля происходит в начале месяца;
    • подавать акт требуется два раза за месяц, это происходит при начислении авансов и заработка;
    • для всех фамилий сотрудников предусматривается табельные номера, в дальнейшем этот код используется во всей внутренней документации, предназначенной для учета времени труда и оплаты;
    • допускается вычеркивание фамилий работников и внесение новых только при условии, что есть соответствующий акт, разработанный руководством;
    • в графах, что идут напротив фамилий потребуется указать часы, отработанные сотрудником.
    Читайте также:  Как наказать мошенника?

    Форма Т-12

    Форма 12-Ф принята к использованию распоряжением Росстата N 247 от 13.07.2010 года. В бланке фиксируются данные по соблюдению распорядка дня в компании.

    При наличии в структуре компании отдельных подразделений, работающих с самостоятельным балансом, а также осуществляющих учет поступлений средств от реализации продукции, выполненных работ, произведенных услуг и затрат на производственную деятельность отдела, фиксирование прихода на работу ведется по каждому самостоятельному подразделению.

    Заполненные табеля направляются компанией в территориальные структуры Росстата по месту регистрации предприятия или соответствующего структурного отдела фирмы.

    Начальник учреждения своим распоряжением назначает ответственного человека по контролю за соблюдением распорядка дня, с представлением статистического отчета в государственные структуры.


    (Видео: “Табель учета рабочего времени – Елена Пономарева”)

    Существующие формы

    Законодатель ввел бланки табеля с унифицированной формой Т12, Т13, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ № 1. Они предназначены к использованию всеми предприятиями с повременной системой оплаты труда вне зависимости от организационно-правовой формы собственности за исключением организаций, финансируемых бюджетом государства.

    Как показывает практика, чаще всего используется форма № Т-13, потому что предоставляет возможность для автоматизированной обработки учетных данных. Форма Т-12 отличается от формы Т-13 наличием графы, указывающей размер заработной платы. Она подсчитывается, исходя из показателя рабочего времени.

    Кроме того существует форма ОКУД 0504421, утвержденная приказом Министерства финансов РФ № 52н. в нем изложен порядок ее заполнения и применения.


    Основные трудовые обязанности устанавливаются статьей 21 ТК РФ, которой даны четкие разъяснения по ним. Они должны быть подробно описаны в трудовом договоре, который работодатель заключает с работником. На предприятии должны быть разработаны инструкции по должностным обязанностям.

    В каком виде ведется табель учета рабочего времени

    Табель учета рабочего времени, как правило, ведется в электронном и бумажном виде.

    Вести табель учета рабочего времени только в электронном виде нельзя, так как после внесения всей необходимой информации учета табель рабочего времени все равно следует распечатать для проставления подписей ответственных лиц.

    На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.

    Автоматизация учета рабочего времени

    Штатное расписание, учет рабочего времени, отгулов, переработок и неявок сотрудников, анализ данных

    Реализуем график суммарного учета с периодом 1 календарный год через «Настройки-Графики работы». Как мы уже делали, даем графику название, ставим год, за который он составляется, далее меняем его свойства, выбрав один из календарей, если в базе их несколько, и способ заполнения. Если график два через два, нужно выбрать цикл произвольной длины. Он получится 4 дня – 2 рабочих и 2 выходных. Праздничные и выходные дни учитывать не будем, так как в этом графике, как правило, работают продавцы, а магазины работают без выходных. Далее нужно указать длительность рабочей недели и дату отчета графика, а также запомнить введенные данные при помощи команды «ОК».

    Образец табеля учета рабочего времени

    Табель учета рабочего времени – это документ, отображающий состояние выполнения распорядка дня личным составом компании. На основании такого заполняемого бланка бухгалтерия начисляет зарплату своим сотрудникам.

    При ведении табеля ручным способом, рекомендуется использовать унифицированный шаблон Ф. Т‑12. При контроле выполнения распорядка дня автоматическим способом, с использованием турникетов учет ведется на стандартном бланке Ф. Т‑13.

    1. Что такое табель, и для чего нужен учет отработанного времени
    2. Для каких целей применяется табель учета рабочего времени
    3. Унифицированные формы
    4. Форма Т‑12
    5. Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т‑12
    6. Титульный лист
    7. Табличная часть
    8. Форма Т‑13
    9. Титульный лист
    10. Табличная часть
    11. Инструкция по заполнению
    12. Способы заполнения формы Т‑13, основные коды для заполнения табеля
    13. Скачать бланки формы Т‑12 и Т13

    Утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 табель использования рабочего времени помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • Добавить комментарий